--- titulo: "Modelo de registro de ocorrência de segurança" url_canonica: https://cibersistemas.com.br/blog/modelo-de-registro-de-ocorrencia/ data: 2026-10-10 atualizado: 2026-10-10 autor: "Wesley Alves, fundador da Ciber Sistemas" tema: "segurança" --- > Para citar: Modelo de registro de ocorrência de segurança. Wesley Alves, fundador da Ciber Sistemas, 10 de outubro de 2026. URL canônica: https://cibersistemas.com.br/blog/modelo-de-registro-de-ocorrencia/ # Modelo de registro de ocorrência de segurança > **Estado do módulo.** O [Ciber Seg](https://cibersistemas.com.br/seg/) está em desenvolvimento, em demonstração interna, com dados fictícios. A escala de plantão e o relatório mensal ainda são parciais, o atendimento por telefone não faz parte da demonstração e a operação com muitos condomínios ao mesmo tempo ainda não foi demonstrada. Não há data definida. A Ciber fornece software; não presta serviço de segurança privada. O Ciber Seg não é solução de cibersegurança. Um bom registro de ocorrência responde seis perguntas: **o que** aconteceu, **quando**, **onde**, **quem** estava envolvido, **o que foi feito** e **como terminou**. Escrito na hora, em ordem de horário e sem opinião, ele protege o condomínio, o morador e a empresa que atendeu. Abaixo está um modelo para usar hoje, em planilha ou papel, e depois como o Ciber Seg organiza a mesma ideia. ## O modelo, campo por campo Os exemplos são fictícios. Não use nomes reais de moradores em modelos que circulam entre empresas. - **Protocolo:** um número único, em sequência, que nunca se repete. Exemplo: SEG-2026-0001. - **Condomínio e local:** nome do condomínio e onde ocorreu. Exemplo: Condomínio Modelo, portão da garagem. - **Abertura:** data e hora em que o atendimento começou. Exemplo: 10/10/2026, 22:14. - **Origem:** como a empresa soube (alerta do sistema, ligação, aviso de um morador). Exemplo: alerta de porta violada. - **Tipo e prioridade:** classificação e urgência. Exemplo: porta violada, prioridade alta. - **O que aconteceu:** o fato, em frases curtas, sem julgamento. Exemplo: portão aberto sem registro de acesso. - **Quem atendeu:** nome do operador responsável. Exemplo: Operador A. - **Linha do tempo:** hora e ação, uma linha por ação. Exemplo: 22:15 liguei para o plantão; 22:20 apoio acionado. - **Anexos:** foto, imagem da câmera, documento. Exemplo: imagem da câmera do portão. - **Encerramento:** data e hora, resultado e resumo. Exemplo: 22:48, resolvida no local. ## Um exemplo de linha do tempo (fictício) - 22:14: alerta de porta violada no portão da garagem. Ocorrência aberta, prioridade alta. - 22:15: operador liga para o morador de plantão no condomínio; sem resposta. - 22:17: operador liga para o responsável da segurança local; confirma que vai ao portão. - 22:20: apoio acionado, conforme o plano do condomínio. - 22:31: responsável informa que o portão estava com a trava solta, sem invasão. - 22:48: encerrada como resolvida no local; resumo registrado. Repare que cada linha tem hora, ação e resultado. Quem ler isso daqui a seis meses entende o que houve sem precisar perguntar. ## Regras de ouro para escrever 1. **Fatos, não opiniões.** "Portão aberto às 22:14" é fato. "Alguém suspeito" é opinião. 2. **Hora em cada linha.** Sem horário, o registro perde valor se for preciso reconstruir o caso. 3. **Uma ação por linha.** Ligou? Para quem? Apoio acionado? Quem chegou? 4. **Não apague.** Se escreveu algo errado, acrescente uma correção em vez de apagar. A história do que foi escrito também importa. 5. **Dado pessoal só o necessário.** O registro pode ser pedido por seguradora, condomínio ou autoridade. Nome, telefone e imagem de pessoas entram apenas quando fazem diferença para o caso. 6. **Encerre sempre.** Ocorrência sem fim fica aberta para sempre e polui a fila. ## Os desfechos mais comuns Fechar com um resultado padronizado ajuda a comparar casos e a contar quantos foram alarme falso. Uma lista simples e fechada serve bem: - alarme falso; - resolvida no local; - apoio acionado; - encaminhada a outra pessoa ou órgão; - sem ação. ## Como o Ciber Seg organiza a ocorrência Na demonstração, com dados fictícios, há ocorrências abertas e encerradas, inclusive uma encerrada como alarme falso. No desenho do módulo: - **Protocolo automático** no formato SEG-ano-número. - **Abertura automática** quando entra um pânico, uma coação ou uma porta violada. O teste do botão de pânico feito pelo morador não abre ocorrência. Se o mesmo alerta repetir em 10 minutos, o sistema anota "alerta repetido" na mesma ocorrência em vez de abrir outra. - **Abertura manual** para algo que não chegou como alerta, com tipo e prioridade (alta, média ou baixa). - **Linha do tempo** com registros do tipo nota, ligação, portão e apoio. O registro é só uma **anotação**: ele não liga para ninguém nem abre portão. - **Anexos**: foto, imagem de câmera ou PDF. - **Encerramento** com desfecho (alarme falso, resolvida no local, apoio acionado, encaminhada ou sem ação) e um resumo opcional. - **Linha do tempo que não se edita nem se apaga.** Para corrigir, faz-se um novo registro. O módulo também tem um documento em PDF da ocorrência. Esse ponto ainda não foi conferido na demonstração; pergunte pela situação atual. ### O que ainda não existe ou é parcial - **Atendimento por voz ou telefone** na central não faz parte da demonstração: as ligações são feitas fora do sistema e anotadas. - O **relatório mensal** de atendimento ainda é parcial. - A **escala de plantão** ainda não está em uso na demonstração. - A Ciber fornece software; quem presta o serviço de segurança é a sua empresa. ## Quanto tempo guardar O prazo de guarda das ocorrências e dos anexos é uma decisão da empresa de segurança com o seu advogado. O produto traz um prazo padrão de guarda, que deve ser confirmado com o jurídico; não definimos um número por você. Consulte o advogado da empresa e do condomínio. ## Perguntas frequentes ### Posso usar este modelo sem o Ciber Seg? Sim. O modelo funciona em planilha. O que um sistema acrescenta é o protocolo automático, a abertura a partir do alerta, a linha do tempo que não se edita e a busca. ### A ocorrência é aberta sozinha? Para pânico, coação e porta violada, sim, quando o condomínio tem o Ciber Seg. Para os demais casos, o operador abre manualmente. ### O que fazer com a ocorrência de alarme falso? Registre e encerre como alarme falso. Com o desfecho padronizado, fica fácil contar quantos foram alarmes falsos em cada condomínio e procurar a causa. ## Quer ver uma ocorrência na demonstração? Conte como é o atendimento da sua empresa hoje e veja o Ciber Seg com dados fictícios. [Peça uma proposta](https://cibersistemas.com.br/contato/). Para conhecer o resto do fluxo, leia a [cascata de acionamento](https://cibersistemas.com.br/blog/cascata-de-acionamento-emergencia-condominio/) e a visão geral da [central de segurança para vários condomínios](https://cibersistemas.com.br/blog/central-de-seguranca-varios-condominios/).