--- titulo: "Trocar de sistema de portaria sem perder o cadastro" url_canonica: https://cibersistemas.com.br/blog/trocar-de-sistema-de-portaria-sem-perder-cadastro/ data: 2026-10-06 autor: "Equipe Ciber Sistemas" tema: "condomínio" --- > Para citar: Trocar de sistema de portaria sem perder o cadastro. Equipe Ciber Sistemas, 6 de outubro de 2026. URL canônica: https://cibersistemas.com.br/blog/trocar-de-sistema-de-portaria-sem-perder-cadastro/ # Trocar de sistema de portaria sem perder o cadastro > **Aviso:** conteúdo informativo, que não substitui orientação jurídica. As referências à lei são gerais. Contrato com o fornecedor atual e tratamento de dados pessoais devem ser vistos com um advogado de sua confiança. O medo mais comum de quem pensa em trocar de sistema de portaria não é o preço, e sim o cadastro: moradores, unidades, veículos, visitantes frequentes, fotos, credenciais. Refazer tudo à mão, com o prédio funcionando, é a parte que faz muita gente adiar a mudança por anos. A boa notícia é que dá para planejar a troca como um projeto pequeno. Este checklist serve para qualquer sistema, e não depende de citar marca. ## Fase 1: entender o que você tem hoje - [ ] Liste quais cadastros existem: unidades, moradores, proprietários, veículos, animais, vagas, fornecedores, funcionários, prestadores. - [ ] Liste quais credenciais existem: facial, cartão, tag, senha, controle remoto. - [ ] Anote onde cada dado mora: no sistema, nos leitores, numa planilha, no caderno da portaria. - [ ] Anote quais equipamentos estão ligados ao sistema (leitores, controladoras, interfones, câmeras), com marca e modelo. - [ ] Descubra quem é o administrador do sistema atual e quem tem acesso total. - [ ] Veja se existe histórico de acessos, ocorrências e encomendas que o condomínio precisa guardar. ## Fase 2: conversar com o fornecedor atual Faça isso por escrito, com calma e sem tom de briga. A conversa é sobre o que é seu. - [ ] Leia o **contrato**: prazo, multa, aviso prévio e o que diz sobre devolução de dados. Um advogado ajuda aqui. - [ ] Pergunte em que **formato** o sistema exporta os dados (planilha CSV, por exemplo) e se há custo. - [ ] Pergunte se o export inclui **fotos e credenciais**. Muitos sistemas entregam a lista de pessoas, mas não o dado biométrico, e isso pode ser até desejável. Veja a seção sobre LGPD abaixo. - [ ] Peça a exportação do **histórico** que o condomínio quer guardar. - [ ] Combine uma **data de corte** para o fim do uso, sem deixar a portaria descoberta. ## Fase 3: preparar e importar - [ ] **Limpe antes de importar.** Duplicados, quem já se mudou, unidades com nome diferente em cada lista. Importar sujeira só muda a sujeira de lugar. - [ ] Padronize nomes de unidade (torre, bloco, número) de um jeito só. - [ ] Use uma **planilha** como formato de passagem. O painel do [Ciber Porteiro](https://cibersistemas.com.br/porteiro/) tem importação por planilha (CSV) para o cadastro do condomínio. - [ ] Faça um **teste com poucas unidades** antes do lote completo. - [ ] Em alguns casos, é possível trazer cadastros e credenciais de um sistema anterior com apoio nosso. Isso depende do sistema de origem e é combinado em conversa; não prometemos antes de ver o seu caso. - [ ] Guarde uma **cópia** dos arquivos originais em lugar seguro, com acesso restrito. ## Fase 4: equipamentos - [ ] Confira se o modelo de cada leitor, controladora e interfone tem integração com o sistema novo. No Ciber Porteiro, há integração com Control iD, Intelbras e Hikvision, e interfones SIP Intelbras, Grandstream e Fanvil têm modelo pronto; o seu modelo e a versão são conferidos antes. - [ ] Planeje o **dia da virada**: quando o leitor deixa de falar com o sistema antigo e passa a falar com o novo. - [ ] Se houver dado biométrico nos leitores, decida se ele será refeito (nova coleta) ou mantido, e quem decide isso. - [ ] Mantenha uma forma de entrada alternativa durante a virada. ## Fase 5: a virada e a conferência - [ ] Rode os dois sistemas em paralelo por pouco tempo, se for possível, só para conferir. - [ ] Teste com **pessoas de verdade**: um morador por bloco, um prestador, um visitante. - [ ] Confira por amostra: a unidade 1, uma do meio, a última, uma com muitos moradores, uma com veículo e animal. - [ ] Avise os moradores antes: o que muda, o que eles precisam fazer, quem procurar. - [ ] Depois de estável, cancele o sistema antigo **por escrito** e peça a confirmação de exclusão dos dados que não precisam ficar com o antigo fornecedor. ## Cuidados com dados pessoais (LGPD) A troca de sistema é um momento em que dados pessoais circulam: planilhas por e-mail, arquivos em pendrive, cópias esquecidas. Pense em três pontos gerais, sempre com orientação jurídica: 1. **Mínimo necessário**: importe só o que você vai usar. Dado antigo e inútil é risco sem benefício. 2. **Dado sensível**: foto de rosto e outros dados biométricos têm regras mais restritas (art. 11 da Lei 13.709/2018). Veja [LGPD e biometria no condomínio](https://cibersistemas.com.br/blog/lgpd-e-biometria-no-condominio/). 3. **Descarte**: combine por escrito o que o fornecedor antigo apaga e quando, e apague as cópias soltas que você mesmo criou. ## Resumo A troca fica segura quando se separa em fases: entender o que existe, pedir os dados por escrito, limpar e testar a importação, conferir os equipamentos e fazer a virada com um plano de entrada alternativo. Nada disso exige citar nem criticar o sistema antigo. Se quiser montar o plano de migração do seu condomínio ou da sua empresa de portaria, [fale com a gente](https://cibersistemas.com.br/contato/) e conte qual sistema você usa hoje e o que precisa levar.