Aviso: conteúdo informativo, que não substitui orientação jurídica. As referências à lei são gerais. Contrato com o fornecedor atual e tratamento de dados pessoais devem ser vistos com um advogado de sua confiança.
O medo mais comum de quem pensa em trocar de sistema de portaria não é o preço, e sim o cadastro: moradores, unidades, veículos, visitantes frequentes, fotos, credenciais. Refazer tudo à mão, com o prédio funcionando, é a parte que faz muita gente adiar a mudança por anos. A boa notícia é que dá para planejar a troca como um projeto pequeno. Este checklist serve para qualquer sistema, e não depende de citar marca.
Fase 1: entender o que você tem hoje
- Liste quais cadastros existem: unidades, moradores, proprietários, veículos, animais, vagas, fornecedores, funcionários, prestadores.
- Liste quais credenciais existem: facial, cartão, tag, senha, controle remoto.
- Anote onde cada dado mora: no sistema, nos leitores, numa planilha, no caderno da portaria.
- Anote quais equipamentos estão ligados ao sistema (leitores, controladoras, interfones, câmeras), com marca e modelo.
- Descubra quem é o administrador do sistema atual e quem tem acesso total.
- Veja se existe histórico de acessos, ocorrências e encomendas que o condomínio precisa guardar.
Fase 2: conversar com o fornecedor atual
Faça isso por escrito, com calma e sem tom de briga. A conversa é sobre o que é seu.
- Leia o contrato: prazo, multa, aviso prévio e o que diz sobre devolução de dados. Um advogado ajuda aqui.
- Pergunte em que formato o sistema exporta os dados (planilha CSV, por exemplo) e se há custo.
- Pergunte se o export inclui fotos e credenciais. Muitos sistemas entregam a lista de pessoas, mas não o dado biométrico, e isso pode ser até desejável. Veja a seção sobre LGPD abaixo.
- Peça a exportação do histórico que o condomínio quer guardar.
- Combine uma data de corte para o fim do uso, sem deixar a portaria descoberta.
Fase 3: preparar e importar
- Limpe antes de importar. Duplicados, quem já se mudou, unidades com nome diferente em cada lista. Importar sujeira só muda a sujeira de lugar.
- Padronize nomes de unidade (torre, bloco, número) de um jeito só.
- Use uma planilha como formato de passagem. O painel do Ciber Porteiro tem importação por planilha (CSV) para o cadastro do condomínio.
- Faça um teste com poucas unidades antes do lote completo.
- Em alguns casos, é possível trazer cadastros e credenciais de um sistema anterior com apoio nosso. Isso depende do sistema de origem e é combinado em conversa; não prometemos antes de ver o seu caso.
- Guarde uma cópia dos arquivos originais em lugar seguro, com acesso restrito.
Fase 4: equipamentos
- Confira se o modelo de cada leitor, controladora e interfone tem integração com o sistema novo. No Ciber Porteiro, há integração com Control iD, Intelbras e Hikvision, e interfones SIP Intelbras, Grandstream e Fanvil têm modelo pronto; o seu modelo e a versão são conferidos antes.
- Planeje o dia da virada: quando o leitor deixa de falar com o sistema antigo e passa a falar com o novo.
- Se houver dado biométrico nos leitores, decida se ele será refeito (nova coleta) ou mantido, e quem decide isso.
- Mantenha uma forma de entrada alternativa durante a virada.
Fase 5: a virada e a conferência
- Rode os dois sistemas em paralelo por pouco tempo, se for possível, só para conferir.
- Teste com pessoas de verdade: um morador por bloco, um prestador, um visitante.
- Confira por amostra: a unidade 1, uma do meio, a última, uma com muitos moradores, uma com veículo e animal.
- Avise os moradores antes: o que muda, o que eles precisam fazer, quem procurar.
- Depois de estável, cancele o sistema antigo por escrito e peça a confirmação de exclusão dos dados que não precisam ficar com o antigo fornecedor.
Cuidados com dados pessoais (LGPD)
A troca de sistema é um momento em que dados pessoais circulam: planilhas por e-mail, arquivos em pendrive, cópias esquecidas. Pense em três pontos gerais, sempre com orientação jurídica:
- Mínimo necessário: importe só o que você vai usar. Dado antigo e inútil é risco sem benefício.
- Dado sensível: foto de rosto e outros dados biométricos têm regras mais restritas (art. 11 da Lei 13.709/2018). Veja LGPD e biometria no condomínio.
- Descarte: combine por escrito o que o fornecedor antigo apaga e quando, e apague as cópias soltas que você mesmo criou.
Resumo
A troca fica segura quando se separa em fases: entender o que existe, pedir os dados por escrito, limpar e testar a importação, conferir os equipamentos e fazer a virada com um plano de entrada alternativo. Nada disso exige citar nem criticar o sistema antigo. Se quiser montar o plano de migração do seu condomínio ou da sua empresa de portaria, fale com a gente e conte qual sistema você usa hoje e o que precisa levar.