Estado do módulo. O Ciber Corporativo está em desenvolvimento e em demonstração interna, com dados fictícios. O cadastro de terceiros funciona na demonstração; o acesso físico por equipamento (catraca ou leitor) está em planejamento e o módulo não tem aplicativo próprio. Não há data definida nem preço público.
Para controlar terceirizados, a empresa precisa saber três coisas sobre cada prestador: quem são as pessoas que vão trabalhar no local, quais documentos cada uma e a empresa dela precisam apresentar e até quando esses documentos valem. O resto é rotina de portaria: registrar quando entram e quando saem.
Este texto mostra o que cadastrar, que documentos costumam ser pedidos, como acompanhar a validade e o que o Ciber Corporativo já mostra para terceiros. Quais documentos são obrigatórios depende da atividade e do seu local; essa decisão é do responsável de segurança e do jurídico da empresa.
Por que terceirizado exige mais cuidado que visitante
O visitante passa algumas horas. O terceirizado volta todo dia, circula por mais áreas e muitas vezes trabalha com ferramentas, escadas ou sistemas da empresa. Por isso o controle precisa ser de outro nível:
- a empresa prestadora responde pelo que o trabalhador faz, e a sua empresa precisa saber quem ela é;
- o trabalhador muda: a prestadora troca gente sem avisar;
- os documentos vencem e ninguém lembra;
- o acesso costuma ser por área e por horário, não livre.
O que cadastrar
A empresa prestadora
- nome e CNPJ;
- responsável e contato;
- contrato e seguro, quando a sua empresa exigir, com a validade.
O trabalhador
- nome, função e a empresa a que pertence;
- contato, se necessário;
- documentos pessoais exigidos, com a validade.
Cadastre só o que for necessário. CPF, telefone e documentos de saúde ou de treinamento são dados pessoais e, no caso de saúde, sensíveis (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD: Lei 13.709/2018, art. 5º, incisos I e II). Peça o mínimo, defina quem pode ver e consulte o advogado da empresa.
Quais documentos pedir
Não existe lista única. Ela varia com a atividade (limpeza, elétrica, trabalho em altura, TI) e com as regras da sua empresa. Exemplos de itens que as empresas costumam avaliar:
- contrato de prestação de serviço e seguro da prestadora;
- atestado de saúde ocupacional do trabalhador;
- comprovantes de treinamento de segurança exigidos para a atividade;
- autorização da área onde o trabalho será feito.
Quem decide o que é obrigatório é o responsável de segurança do trabalho da empresa, com apoio jurídico. Um sistema só ajuda a acompanhar o que foi decidido; ele não decide norma nenhuma.
Como acompanhar a validade
- Cadastre a data de validade de cada documento, e não só a existência dele.
- Marque os obrigatórios. Documento opcional não deve travar ninguém.
- Olhe a lista com antecedência. Um aviso 30 dias antes dá tempo de a prestadora renovar.
- Trate a exceção por escrito. Se a empresa decidir liberar alguém com documento vencido, registre quem liberou, por quê e até quando.
O que o Ciber Corporativo mostra hoje
Em demonstração interna, com dados fictícios, o módulo tem:
- cadastro de empresas terceirizadas e dos trabalhadores de cada uma;
- documentos com validade para cada empresa e para cada trabalhador;
- situação de cada terceiro (por exemplo, em dia, vencendo, pendente ou bloqueado), para a recepção saber com quem está falando;
- escolha dos documentos: a empresa define quais valem e quais são obrigatórios.
O módulo não tem catraca nem leitor. Mesmo quando o cadastro mostra um terceiro bloqueado, quem impede a entrada é a recepção ou a segurança do local, não um equipamento. O acesso físico por equipamento está em planejamento.
O que o módulo não faz
- Não decide norma. O sistema não sabe quais exigências legais valem para a sua atividade.
- Não substitui a gestão de segurança do trabalho. Ele organiza documentos e datas.
- Não controla horas trabalhadas. Não é ponto eletrônico nem registro de jornada.
- Não tem aplicativo próprio.
Rotina sugerida para a recepção
- Antes do primeiro dia: a prestadora manda a lista de trabalhadores e os documentos; a empresa confere.
- Todo dia: a recepção consulta a situação do terceiro antes de liberar a entrada.
- Uma vez por semana: alguém olha quem está vencendo.
- Quando a prestadora troca alguém: o trabalhador antigo sai do cadastro e o novo entra com documentos completos.
- No fim do contrato: os acessos são encerrados e os dados seguem o prazo de guarda definido.
Os prestadores também precisam constar de qualquer lista de emergência da empresa: veja lista de presença para evacuação.
Sinais de alerta
- Lista de trabalhadores desatualizada. Se a prestadora trocou a equipe e ninguém avisou, quem entra pode não ser quem foi cadastrado.
- Documento sem data. Um documento anexado sem validade informada não pode ser acompanhado.
- Exceção sem registro. Liberar alguém "só dessa vez" sem anotar quem decidiu leva ao costume.
- Um único responsável. Se só uma pessoa sabe operar o cadastro, o controle para nas férias dela.
- Dados demais. Cópias de documentos pessoais guardadas sem necessidade só aumentam o risco.
Perguntas frequentes
Dá para controlar vários prestadores ao mesmo tempo? O cadastro trabalha com várias empresas e vários trabalhadores por empresa.
O sistema avisa quando um documento vai vencer? O módulo mostra a situação de validade na lista. Como o aviso é feito, pergunte na demonstração.
Terceiro e visitante são a mesma coisa? Não. Visitante vem de vez em quando, com convite. Terceiro tem cadastro, documentos e volta com frequência. Veja o roteiro de controle de visitantes.
Quer ver o cadastro de terceiros, com dados fictícios? Fale com a gente e conte quais prestadores a sua empresa tem. Para o quadro geral, veja o Ciber Corporativo.