Estado do módulo. O Ciber Corporativo está em desenvolvimento e em demonstração interna, com dados fictícios. O acesso físico por equipamento (catraca ou leitor) ainda não faz parte do módulo e está em planejamento. O visitante usa um link ou QR no navegador, sem aplicativo próprio. Não há data definida nem preço público.
Para acabar com o caderno na recepção, a empresa precisa de três coisas: avisar a visita antes de ela chegar, registrar chegada e saída num lugar só e ter à mão a lista de quem está dentro do prédio. Papel e caneta não fazem bem nenhuma das três.
Este texto mostra por que o caderno falha, o que um controle de visitantes precisa ter e o que o Ciber Corporativo já demonstra hoje. Também diz o que o módulo ainda não faz, para você não comprar uma promessa.
Por que o caderno na recepção falha
- Expõe dados. Quem assina depois lê o nome, a empresa e, às vezes, o documento de quem assinou antes. São dados pessoais à vista de qualquer pessoa que passe pelo balcão.
- Depende de letra e de pressa. Nome mal escrito, empresa em branco, hora de saída que ninguém anota.
- Não responde perguntas. "Quem visitou o diretor financeiro em março?" vira folhear páginas.
- Não mostra quem está dentro agora. Você sabe quem entrou, mas não quem já saiu. Num dia de simulado ou de emergência, isso pesa. Veja o texto sobre lista de presença para evacuação.
- Depende de uma pessoa só. Quando a recepcionista sai do balcão, o registro para.
O que um bom controle de visitantes precisa ter
Use esta lista para avaliar qualquer solução, a nossa inclusive:
- Convite prévio: a visita é avisada antes, com nome e horário combinados.
- Registro de chegada e de saída, com hora.
- Lista de quem está dentro agora, fácil de abrir.
- Busca por nome e por data, para achar uma visita antiga.
- Só o dado necessário, com prazo de guarda definido (veja a seção sobre dado pessoal abaixo).
- Permissões: quem convida vê as próprias visitas; a recepção vê as do dia.
Para comparar fornecedores item a item, use o roteiro do que comparar antes de contratar.
Como fica o dia a dia com convite prévio
Esta é a sequência que o Ciber Corporativo demonstra hoje, com dados fictícios:
- O colaborador convida. Quem vai receber a visita, o anfitrião, cria o convite com o nome do visitante, a empresa e o horário combinado.
- O visitante recebe um link. Ele abre no navegador do celular, sem instalar nada. O link também vira um QR para mostrar na chegada. Cada link serve para uma visita e vale dentro da janela de horário do convite.
- A recepção registra a chegada. A visita passa de pendente para chegou.
- A pessoa entra e depois sai. A visita passa para dentro e, no fim, para saiu.
- E quem veio sem convite? A recepção pode cadastrar o visitante na hora.
A entrada de verdade continua sendo da recepção: o módulo organiza a informação, não abre porta. Para entender o convite por dentro, leia pré-cadastro de visitante por convite.
O que o Ciber Corporativo mostra hoje
Em demonstração interna, com dados fictícios, o painel tem:
- visitas por convite, com a situação de cada uma (pendente, chegou, dentro, saiu);
- a lista de quem está no prédio agora;
- cadastro de anfitriões e locais do prédio;
- terceiros: empresas terceirizadas e seus trabalhadores;
- salas de reunião com a agenda do dia e estacionamento com vagas de colaborador e de visitante.
Na página do Ciber Corporativo está o resumo do que existe.
O que ainda não existe
- Catraca, leitor ou acesso físico por equipamento. Está em planejamento e não faz parte do módulo.
- Aplicativo próprio. O visitante usa link ou QR no navegador.
- Ponto eletrônico. O módulo mostra quem está dentro; não registra jornada de trabalho.
- Preço público e data. Ainda não há.
Dado de visitante é dado pessoal
Nome, empresa e documento de quem visita são dados pessoais e entram na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD, Lei 13.709/2018, art. 5º, inciso I). Na prática, a empresa é a controladora: ela decide quais dados pede e por quanto tempo guarda. Peça o mínimo e defina um prazo. O texto sobre quais dados do visitante a empresa pode pedir detalha o assunto. Consulte o advogado da empresa para o seu caso.
Antes de largar o caderno: quatro passos
- Liste quem recebe visita. Cada anfitrião precisa existir no cadastro.
- Decida o dado mínimo. Nome e empresa bastam em muitos casos. Documento só se houver motivo.
- Avise os visitantes frequentes. Um recado simples sobre o link evita fila na recepção.
- Treine a recepção e escolha uma data para a troca, em vez de fazer aos poucos e deixar os dois sistemas em uso.
Como saber se a troca funcionou
Depois de algumas semanas, faça três perguntas à recepção e a quem recebe visita:
- A fila na chegada diminuiu? A visita prevista deve ser atendida mais rápido do que a que precisa ser cadastrada do zero.
- Todas as visitas têm hora de saída registrada? Se não, o hábito ainda não pegou, e a lista de quem está dentro perde o valor.
- Os anfitriões estão usando o convite? Se continuam avisando a recepção por telefone, o convite não entrou na rotina.
Não use números de outras empresas como meta. Compare o seu prédio com ele mesmo, antes e depois da troca. E lembre que sempre haverá visitante sem convite: ele não indica falha, só pede que a recepção tenha um jeito rápido de cadastrar.
Perguntas frequentes
Preciso de catraca para controlar visitantes? Não necessariamente. A catraca controla a passagem física; o convite e o registro organizam a informação. O Ciber Corporativo cuida do registro, não da passagem.
O visitante precisa instalar aplicativo? Não. Ele usa um link ou QR no navegador.
Serve como ponto eletrônico dos funcionários? Não. O módulo mostra quem está dentro do prédio; não registra horário de trabalho.
Quer ver o Ciber Corporativo com dados fictícios? Fale com a gente e conte como é a recepção da sua empresa: respondemos com o que existe hoje, sem data prometida.