Estado do módulo. O Ciber Corporativo está em desenvolvimento e em demonstração interna, com dados fictícios. Este texto é orientação geral sobre a lei e não descreve recurso pronto de venda. Não há data definida nem preço público.
A empresa pode pedir ao visitante os dados necessários para receber a pessoa e registrar quem entrou. Em geral, isso é o nome, a empresa de origem e quem vai recebê-la. Documento, foto e outros dados só entram quando houver um motivo claro, porque a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) pede que o tratamento se limite ao mínimo necessário (Lei 13.709/2018, art. 6º, incisos I e III).
O que vale para o seu caso depende da atividade da empresa e de outras regras que ela siga. Use este texto como roteiro de perguntas e leve a decisão ao advogado da empresa.
Posso pedir o documento do visitante?
A LGPD não proíbe, mas exige finalidade e necessidade (art. 6º, I e III). Pergunte: para que preciso do número do documento? Se a resposta for "para saber quem entrou", o nome costuma bastar. Se houver outro motivo, como uma exigência do cliente ou da segurança da área, escreva o motivo e peça só o que ele exige. Fotocopiar ou fotografar o documento aumenta o dado guardado: evite sem necessidade.
Posso fotografar o visitante?
A foto de uma pessoa é um dado pessoal. Se for usada para reconhecimento facial, vira dado biométrico, que a lei trata como dado sensível (art. 5º, II, e art. 11). O cuidado é maior e o controlador precisa de uma base legal adequada. Ofereça sempre uma alternativa sem biometria, como crachá, convite com QR ou conferência pela recepção. Para o assunto em condomínios, veja LGPD e biometria no condomínio.
Preciso avisar o visitante?
Em regra, sim. A lei dá ao titular o direito de acesso facilitado às informações sobre o tratamento (art. 9º). Na recepção, um aviso curto resolve: quais dados são coletados, para quê, por quanto tempo ficam guardados e a quem recorrer em caso de dúvida.
Por quanto tempo guardo os dados?
Pelo tempo necessário à finalidade. Depois que ela é cumprida, os dados devem ser eliminados, salvo as hipóteses de guarda previstas em lei (arts. 15 e 16). A LGPD não traz um número único para registro de visitantes: o prazo vem da finalidade e de outras regras que valham para a sua empresa. Defina um prazo, escreva-o e apague quando ele vencer.
Quem é o responsável?
Em regra, a empresa é a controladora: é ela quem decide quais dados pede e para quê (art. 5º, VI). A empresa deve indicar um encarregado pelo tratamento de dados, que é o canal com os titulares (art. 41). Quem fornece o software de recepção trata os dados em nome dela.
O visitante pode pedir para apagar o registro?
Ele tem direitos como acesso, correção e eliminação, nas hipóteses da lei (art. 18). Tenha um jeito simples de receber o pedido e uma pessoa para responder.
O caderno aberto na recepção é um problema?
Pode ser. Cada visitante lê os dados dos anteriores, o que expõe dado pessoal a quem não precisa vê-lo. Um registro com acesso restrito resolve. Veja como trocar o caderno por convite e registro.
E o Ciber Corporativo?
Em demonstração interna, o convite por link ou QR pede o nome do visitante, o anfitrião e o horário de validade. Empresa, local de destino, WhatsApp e motivo da visita são opcionais. O convite não depende de biometria. Cada anfitrião vê as próprias visitas, e a recepção vê as do dia. O prazo de guarda e a rotina de apagamento dos dados estão em revisão; pergunte na demonstração. O módulo não substitui a análise jurídica nem cria conformidade sozinho.
Onde ler a lei
O texto da Lei 13.709/2018 está no site do Planalto, e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD) publica orientações. Consulte o advogado da empresa.
Quer ver como o convite pede só o necessário, com dados fictícios? Fale com a gente e conte como é a recepção da sua empresa. Para a visão geral, veja o Ciber Corporativo.
Conteúdo informativo; não substitui orientação jurídica.