Estado do módulo. Os chamados e os planos de manutenção já funcionam hoje no Ciber Porteiro, que o Ciber Síndico reaproveita. O Ciber Síndico, por sua vez, está em demonstração interna, com dados fictícios, em lista de espera e sem data definida. O aviso de vencimento de obrigações e seguros do Síndico ainda está em desenvolvimento.
Manutenção preventiva é fazer a revisão antes de o problema aparecer. Para o síndico, isso se resume a três coisas: uma lista do que precisa de revisão, uma periodicidade para cada item e um registro de que foi feito. Com isso, o calendário deixa de ficar na memória de alguém. Este texto mostra como montar o plano e o que o Ciber Porteiro já organiza.
Por que a manutenção corretiva custa mais caro
Quando só se conserta o que quebrou, o condomínio paga o conserto e também o transtorno: elevador parado, bomba queimada, vazamento que atinge outras unidades. O síndico tem o dever de zelar pela conservação das partes comuns, e isso está no Código Civil (art. 1.348, V, texto oficial). Planejar a manutenção é a forma prática de cumprir esse dever sem depender da sorte. Consulte o advogado do condomínio sobre a responsabilidade em cada caso.
Passo 1: liste o que existe no prédio
Comece pelo inventário das partes que precisam de revisão. A lista varia de prédio para prédio, mas costuma incluir:
- elevadores;
- bombas e reservatórios de água (limpeza e inspeção);
- portão e cancela;
- extintores, mangueiras e iluminação de emergência;
- para-raios e instalação elétrica das áreas comuns;
- telhado, calhas e impermeabilização;
- jardim, piscina e playground.
Para cada item, anote quem faz a revisão (empresa contratada ou funcionário) e o que existe de documento: contrato, laudo, relatório da última visita.
Passo 2: defina a periodicidade
Cada item tem um ritmo. Alguns são mensais, outros anuais. O ritmo certo vem do fabricante, do contrato de manutenção, das normas técnicas e da legislação local, não do palpite do síndico. Como referência, existe a norma da ABNT NBR 5674, sobre o sistema de gestão de manutenção de edificações (confira a versão vigente no site da ABNT). Para prazos que dependem de exigência do poder público, como a vistoria do Corpo de Bombeiros, a regra é do estado e do município. Pergunte ao responsável técnico e ao advogado do condomínio.
Passo 3: transforme em plano, ação e tarefa
Uma estrutura simples ajuda a não se perder:
| Nível | O que é | Exemplo | |---|---|---| | Plano | O grupo de itens | "Elevadores" | | Ação | O que se repete, com periodicidade | "Revisão mensal do elevador social" | | Tarefa | Cada vez que a ação foi feita | "Revisão de outubro, feita em 10/10" |
No Ciber Porteiro, o síndico cadastra o plano e as ações, define a recorrência (por exemplo, todo mês, ou a cada seis meses) e anexa um checklist de itens a conferir. Quando a revisão acontece, ele registra a tarefa como executada, e o sistema calcula a próxima data. O histórico de cada ação fica guardado.
Passo 4: use a agenda para ver o que está atrasado
A agenda mostra as ações atrasadas e as previstas para os próximos dias. É a tela que o síndico abre na segunda-feira para saber o que precisa de decisão. Os números de ações vencidas e próximas também aparecem na tela inicial do painel, junto com os chamados abertos.
Checklist: crie um modelo e reaproveite
Quem faz a mesma conferência todo mês não precisa digitar a lista de novo. O sistema permite criar modelos de checklist e aplicá-los a uma ação de manutenção (ou a um espaço de reserva). O modelo é copiado para o destino: mudar o modelo depois não altera o que já foi aplicado, e o histórico continua fiel ao que foi conferido naquele dia.
Chamados: a manutenção que o morador percebe
A manutenção preventiva convive com a corretiva. Quando o morador vê a lâmpada queimada ou o vazamento, ele abre um chamado com título e descrição. O síndico acompanha o status (aberto, em andamento, concluído), acrescenta comentários e fotos a cada mudança e o morador vê a linha do tempo. O comentário é obrigatório ao mudar o status, o que deixa registrado o motivo.
Exemplo do dia a dia (fictício)
Num condomínio de 24 unidades, o síndico cadastra o plano "Reservatório de água" com duas ações: limpeza semestral e inspeção trimestral. Cada ação tem um checklist com os itens a conferir. Seis meses depois, a agenda mostra a limpeza como atrasada. O síndico cobra a empresa, recebe o relatório e registra a tarefa como executada. O sistema calcula a próxima limpeza. Se um morador reclamar da água turva, ele abre um chamado, e o síndico consulta o histórico da limpeza no plano para responder.
O que ainda não existe
- Aviso de vencimento de obrigações e seguros. O Ciber Síndico terá uma lista de obrigações com prazo (como seguro e laudos), mas está em desenvolvimento, em demonstração interna, sem data. Veja como não perder prazo de AVCB, seguro e dedetização.
- O sistema não inspeciona nada. Ele organiza o que a empresa e o responsável técnico fazem. A revisão em si continua sendo feita por pessoas habilitadas.
- Não substitui o acompanhamento técnico e jurídico. O plano é uma ferramenta de organização.
- Aplicativo do síndico para o celular não está disponível. O painel é web; o aplicativo do morador existe só para Android, em versão de teste.
Perguntas frequentes
Preciso contratar uma empresa para montar o plano?
Em muitos casos, vale ter o apoio de um responsável técnico. O sistema organiza o plano; quem define a periodicidade correta é a norma, o fabricante e o profissional habilitado.
O sistema avisa quando a revisão está atrasada?
A agenda lista as ações atrasadas e as próximas, e a tela inicial mostra a contagem. O aviso automático de vencimento de obrigações e seguros é do Ciber Síndico, ainda em desenvolvimento.
Os chamados e o plano ficam ligados?
Os dois ficam no mesmo módulo de manutenção do Ciber Porteiro, mas são listas separadas: o chamado não é ligado automaticamente a uma ação do plano. A agenda e os modelos de checklist são do plano.
Próximo passo
Para a comunicação com os moradores durante uma manutenção, veja como enviar comunicado sem bagunça no WhatsApp. Para organizar os primeiros passos da gestão, leia o que o síndico precisa para começar.
Quer ver o plano e a agenda funcionando com dados fictícios? Peça a demonstração do Ciber Porteiro. E, se quer o painel de gestão completo, entre na lista de espera do Ciber Síndico: avisamos quando houver novidade, sem data prometida.
Conteúdo informativo; não substitui orientação jurídica.