Estado do módulo. O Ciber Seg está em desenvolvimento, em demonstração interna, com dados fictícios. A escala de plantão e o relatório mensal ainda são parciais, o atendimento por telefone não faz parte da demonstração e a operação com muitos condomínios ao mesmo tempo ainda não foi demonstrada. Não há data definida. A Ciber fornece software; não presta serviço de segurança privada. O Ciber Seg não é solução de cibersegurança.
Um bom registro de ocorrência responde seis perguntas: o que aconteceu, quando, onde, quem estava envolvido, o que foi feito e como terminou. Escrito na hora, em ordem de horário e sem opinião, ele protege o condomínio, o morador e a empresa que atendeu. Abaixo está um modelo para usar hoje, em planilha ou papel, e depois como o Ciber Seg organiza a mesma ideia.
O modelo, campo por campo
Os exemplos são fictícios. Não use nomes reais de moradores em modelos que circulam entre empresas.
- Protocolo: um número único, em sequência, que nunca se repete. Exemplo: SEG-2026-0001.
- Condomínio e local: nome do condomínio e onde ocorreu. Exemplo: Condomínio Modelo, portão da garagem.
- Abertura: data e hora em que o atendimento começou. Exemplo: 10/10/2026, 22:14.
- Origem: como a empresa soube (alerta do sistema, ligação, aviso de um morador). Exemplo: alerta de porta violada.
- Tipo e prioridade: classificação e urgência. Exemplo: porta violada, prioridade alta.
- O que aconteceu: o fato, em frases curtas, sem julgamento. Exemplo: portão aberto sem registro de acesso.
- Quem atendeu: nome do operador responsável. Exemplo: Operador A.
- Linha do tempo: hora e ação, uma linha por ação. Exemplo: 22:15 liguei para o plantão; 22:20 apoio acionado.
- Anexos: foto, imagem da câmera, documento. Exemplo: imagem da câmera do portão.
- Encerramento: data e hora, resultado e resumo. Exemplo: 22:48, resolvida no local.
Um exemplo de linha do tempo (fictício)
- 22:14: alerta de porta violada no portão da garagem. Ocorrência aberta, prioridade alta.
- 22:15: operador liga para o morador de plantão no condomínio; sem resposta.
- 22:17: operador liga para o responsável da segurança local; confirma que vai ao portão.
- 22:20: apoio acionado, conforme o plano do condomínio.
- 22:31: responsável informa que o portão estava com a trava solta, sem invasão.
- 22:48: encerrada como resolvida no local; resumo registrado.
Repare que cada linha tem hora, ação e resultado. Quem ler isso daqui a seis meses entende o que houve sem precisar perguntar.
Regras de ouro para escrever
- Fatos, não opiniões. "Portão aberto às 22:14" é fato. "Alguém suspeito" é opinião.
- Hora em cada linha. Sem horário, o registro perde valor se for preciso reconstruir o caso.
- Uma ação por linha. Ligou? Para quem? Apoio acionado? Quem chegou?
- Não apague. Se escreveu algo errado, acrescente uma correção em vez de apagar. A história do que foi escrito também importa.
- Dado pessoal só o necessário. O registro pode ser pedido por seguradora, condomínio ou autoridade. Nome, telefone e imagem de pessoas entram apenas quando fazem diferença para o caso.
- Encerre sempre. Ocorrência sem fim fica aberta para sempre e polui a fila.
Os desfechos mais comuns
Fechar com um resultado padronizado ajuda a comparar casos e a contar quantos foram alarme falso. Uma lista simples e fechada serve bem:
- alarme falso;
- resolvida no local;
- apoio acionado;
- encaminhada a outra pessoa ou órgão;
- sem ação.
Como o Ciber Seg organiza a ocorrência
Na demonstração, com dados fictícios, há ocorrências abertas e encerradas, inclusive uma encerrada como alarme falso. No desenho do módulo:
- Protocolo automático no formato SEG-ano-número.
- Abertura automática quando entra um pânico, uma coação ou uma porta violada. O teste do botão de pânico feito pelo morador não abre ocorrência. Se o mesmo alerta repetir em 10 minutos, o sistema anota "alerta repetido" na mesma ocorrência em vez de abrir outra.
- Abertura manual para algo que não chegou como alerta, com tipo e prioridade (alta, média ou baixa).
- Linha do tempo com registros do tipo nota, ligação, portão e apoio. O registro é só uma anotação: ele não liga para ninguém nem abre portão.
- Anexos: foto, imagem de câmera ou PDF.
- Encerramento com desfecho (alarme falso, resolvida no local, apoio acionado, encaminhada ou sem ação) e um resumo opcional.
- Linha do tempo que não se edita nem se apaga. Para corrigir, faz-se um novo registro.
O módulo também tem um documento em PDF da ocorrência. Esse ponto ainda não foi conferido na demonstração; pergunte pela situação atual.
O que ainda não existe ou é parcial
- Atendimento por voz ou telefone na central não faz parte da demonstração: as ligações são feitas fora do sistema e anotadas.
- O relatório mensal de atendimento ainda é parcial.
- A escala de plantão ainda não está em uso na demonstração.
- A Ciber fornece software; quem presta o serviço de segurança é a sua empresa.
Quanto tempo guardar
O prazo de guarda das ocorrências e dos anexos é uma decisão da empresa de segurança com o seu advogado. O produto traz um prazo padrão de guarda, que deve ser confirmado com o jurídico; não definimos um número por você. Consulte o advogado da empresa e do condomínio.
Perguntas frequentes
Posso usar este modelo sem o Ciber Seg?
Sim. O modelo funciona em planilha. O que um sistema acrescenta é o protocolo automático, a abertura a partir do alerta, a linha do tempo que não se edita e a busca.
A ocorrência é aberta sozinha?
Para pânico, coação e porta violada, sim, quando o condomínio tem o Ciber Seg. Para os demais casos, o operador abre manualmente.
O que fazer com a ocorrência de alarme falso?
Registre e encerre como alarme falso. Com o desfecho padronizado, fica fácil contar quantos foram alarmes falsos em cada condomínio e procurar a causa.
Quer ver uma ocorrência na demonstração?
Conte como é o atendimento da sua empresa hoje e veja o Ciber Seg com dados fictícios. Peça uma proposta. Para conhecer o resto do fluxo, leia a cascata de acionamento e a visão geral da central de segurança para vários condomínios.